Mise en place de la fonction logistique

 
 

Inspiré d’un cas pratique, l’article ci-dessus présente les conclusions du travail d’une logisticienne camerounaise qui a été sollicité par une entreprise jeune et en phase de croissance, afin d’apporter des propositions pour la création d’une fonction logistique.
 
Le Groupe Logistique conseil remercie cette contribution à la vulgarisation du savoir faire des professionnels de la logistique au Cameroun.
 
 
 
 
La fonction logistique dans l’entreprise concerne la maîtrise globale des flux de produits, de personnes et d’informations en vue de la satisfaction des besoins de sa clientèle aux meilleures conditions économiques et pour un niveau de service déterminé. Le but principal de cette fonction est d’optimiser les sous-systèmes logistiques (approvisionnement, production (ou exploitation), distribution et transport).
 
 
Le contexte et les besoins de l’entreprise
 

L’entreprise qui a sollicité l’action de la logisticienne fait des prestations de services de maintenance. Ces clients sont répartis entre trois pays de la Cemac (Cameroun, Tchad et RCA). Sa base est située à Douala au Cameroun. La même entreprise offre des séminaires de formation du personnel dans les domaines de maintenance et opérateur machine.   Suite aux analyses et entretiens faits, l’entreprise rencontre des difficultés à gérer ses flux d’approvisionnement et de personnel. Il se fait ressentir un grand besoin de mise sur pieds d’une fonction autonome, qui pourrait coordonner toutes les activités liées à la circulation des personnes et des biens en intervenant dans les domaines de l’approvisionnement et de l’exploitation. Ci-après, suivent les propositions de la logisticienne.

    
 
La fonction logistique en matière d’approvisionnement devra mettre en œuvre les moyens pour assurer la gestion des achats, la gestion des stocks et la gestion de l’approvisionnement des équipes de maintenance dans les différents lieux d’intervention.
 

Assurer un tel service nécessite la mise en place d’un système fiable d’achat de pièces de rechange. Il sera question de définir les principales sources d’approvisionnement, choisir les moyens et formaliser le réseau de transport, remplir les formalités de déclaration en douane dans le cas d’un achat international,  assurer la circulation des colis jusqu’au lieu de livraison final.
    

Le stockage des pièces de rechanges. Au départ, aucun magasin n’existe. La maintenance étant l’une des activités principales, la nécessité de constituer un stock de sécurité des pièces de rechanges les plus usuelles se fera ressentir en fonction de la croissance de l’entreprise. Il faut anticiper sur ce besoin en menant une étude et en cataloguant l’ensemble des pièces concernées.   A1- Les investissements à prévoir : La mise en place d’un ou de plusieurs magasins Achat d’un logiciel pour la gestion des approvisionnements Ressource technologique pour la gestion des stocks (pdf)

A2- Les études à mener sur le terrain   Sélection des prestataires logistiques Méthode de choix des prestataires logistiques  Procédures d’expéditions des marchandises par train Transport ferroviaire des personnes Gestion du parc automobile Autres ressources sur le transport routier     Sélection des fournisseurs Choix des transitaires / commissionnaires  Ressources sur les procédures de déclaration en douanes

 
 
 
Suite aux études et entretiens faits, le rôle de la fonction logistique dans le département Exploitation se résume aux tâches suivantes :
 

D’après cette approche faite sur le rôle de la fonction logistique, il ressort que cette dernière sera à terme décomposée en deux axes :

 
 
La mise sur pieds de la fonction logistique nécessitera un investissement supplémentaire. Pour la gestion des approvisionnements, l’acquisition d’un logiciel approprié s’avère indispensable. Il servira de base pour le stockage et une meilleure gestion des informations sur les articles, les fournisseurs, les commandes et les coûts engendrés. Une étude sera menée en temps opportun sur la nécessité de constituer un stock de pièces de rechange. L’approvisionnement des équipes de maintenance à l’étranger bénéficiera aussi d’une étude pour la mise en place d’un système de livraison Juste à Temps.
 
Plus encore que l’axe « Approvisionnement », l’axe « Planification » nécessite une étude profonde et une identification précise des prestataires logistiques extérieurs avec lesquels l’entreprise va entreprendre des relations de travail durables (transporteurs, agences de voyage, hôtels, fournisseurs, transitaires, commissionnaires …)
 
Avant de formaliser les procédures de travail dans le futur département logistique, une étude  minutieuse sera aussi menée sur les principales causes possibles de blocage des processus d’approvisionnement ou de transport (Paiement des factures, lenteur du transport, lenteur des formalités de dédouanement, incapacité ou indisponibilité d’un prestataire …). Il sera alors à terme question de présenter des solutions concrètes en vue de gérer et éviter tous ces blocages (goulets d’étranglement).
 
Une fois la fonction logistique créée, le suivi des diverses opérations nécessitera de :

 
 
 
Il reviendra au responsable de l’entreprise de décider lequel des deux axes définis plus haut sera confié au département logistique : L’approvisionnement ? La planification ? Ou alors les deux ?
 
Le responsable se penchera ensuite sur le choix des prestataires extérieurs sur la base du tableau d’évaluation et comparatif qui lui sera présenté.