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La méthode 5S
La
méthode 5S fait parti des outils de gestion de la qualité dont le but intégral
est d’optimiser les conditions et le temps de travail. Elle ne s’applique pas à
un processus, mais à un milieu physique (magasin, bureau, poste de travail…). La
démarche 5S constitue régulièrement la 1ère étape de toute démarche qualité. Elle
vise à garantir la propreté et la bonne organisation du poste de travail. 5S
tire son origine de la première lettre de chacun des 5 mots japonais / opérations
qui compose cette méthode.
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Mot Japonais
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Traduction
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Interprétation
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Seiri
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Débarras
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Trier
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Seiton
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Rangement
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Ranger
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Seiso
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Nettoyage
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Nettoyer
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Seiketsu
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Ordre
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Conserver en ordre et propre
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Shitsuke
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Rigueur
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Formaliser et impliquer
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Pour plus de détails, voir les étapes de la méthode 5S
A- Les buts de la méthode
5S
- Eviter
l’encombrement de l’espace de travail par du matériel, des documents,
outils ou autres objets inutiles ;
- Garantir
une bonne gestion des emplacements et une localisation claire du matériel
de travail ;
- Prévenir
le désordre dans les locaux de travail / éviter les commandes inutiles de
matériel ;
- Prévenir
les accidents de travail en évitant de laisser traîner des
obstacles ;
- Optimiser
les conditions et les temps de travail. Un milieu bien rangé est plus
agréable à vivre évite de nombreuses pertes de temps (temps perdu à
chercher des objets, outils…) ;
B- La méthodologie de
mise en place de la méthode 5S
La méthode 5S est une démarche participative, un travail
d’équipe qui nécessite l’adhésion de tous et surtout le respect stricte des
objectifs de départ fixés. Son déploiement dans un environnement passe par les
étapes suivantes :
- La
création d’une ou de plusieurs équipes d’animation 5S par site
d’intervention. Pour garantir l’implication effective de tout le personnel
dans une entreprise, l’organisation des équipes 5S doit épouser la
structure hiérarchique. Au sommet sera constituée une équipe d’encadrement
de la direction générale, ensuite une équipe par département, par
division, par section, par site…
- La
définition claire des objectifs et des règles de priorité,
la délimitation de la durée de la campagne et l’évaluation des moyens
matériels, humains et financiers à mettre en œuvre. Des indicateurs
d’évaluation dont le but sera d’évaluer le travail effectué avant, pendant
et après chaque étape 5S doivent en même temps être constitués et
communiqués aux différentes équipes d’animation ;
- La
définition d’un politique hygiène et sécurité. Le but étant d’évaluer à
l’avance les risques et dangers encourus et de définir des mesures de
prévention de ces derniers à travers la diffusion de procédures ;
prévoir les bacs de collecte des déchets et les moyens d’évacuation de ces
derniers ;
- La
définition d’un plan d’action détaillé qui précise les lieux
d’intervention, les dates de début et de fin, de chaque étape ou opération 5S.
Ce planning doit prévoir des jalons matérialisant les moments de contrôle,
de concertation et de mesure des objectifs réalisés.
C- Conditions pour la
réussite d’une campagne 5S
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La démarche 5S doit être pilotée par une équipe de
non conservateurs, de personnes ouvertes au changement, à l’innovation et ayant
une bonne connaissance des activités de chaque poste de travail. Ces dernières
ont la responsabilité de déterminer ce qu’il faut garder ou jeter et de
proposer la réorganisation la plus rationnelle de chaque lieu visité.
Il existe dans toute organisation, des personnes qui
trouvent un profit à vivre dans un environnement désordonné. Ces dernières
craignant d’être gênées par la clarté des locaux seront certainement les
premiers opposants à la démarche 5S. A travers des entretiens, il est possible de
trouver une solution à cette opposition. Dans tous les cas, il ne faut jamais
perdre de vue que tout le monde est concerné par l’ordre, le rangement et la
sécurité. L’adhésion collective des personnes est de ce fait primordiale pour
la réussite d’une campagne 5S. |
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Sur le terrain, il faut absolument appliquer ce qui a été
décidé et respecter scrupuleusement le planning et la politique hygiène et
sécurité. Lorsqu’elle est appliquée avec méthode et rigueur, chaque campagne 5S
permet de dégager des résultats visibles et chiffrables sur la propreté et la
clarté de l’environnement de travail, la sécurité (réduction du nombre
d’accident), l’espace (libéré suite au nettoyage), le facteur humain
(productivité, efficacité, communication),
l’image de marque de l’entreprise et la confiance des clients,
Il faut
toujours prendre les photos avant et après le passage afin de montrer à tous
l’importance de cette méthode. C’est un argument assez convainquant pour
maintenir une adhésion continue aux prochaines campagnes 5S. En cas de
difficultés, il faut remonter sans délai l'information afin de mobiliser les
compétences nécessaires pour les surmonter.
La méthode 5S constitue aussi une démarche d’amélioration
continue, elle est déployée par campagnes d’une durée déterminée et à
intervalles répétitifs. Le plus difficile n’est pas de la démarrer, mais de
faire respecter jour après jour, les bonnes pratiques en intégrant la culture
de l’ordre dans les habitudes de travail de tout le monde.
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