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Approvisionnement :
Astuces pour le gestionnaire des stocks
Cet article propose des solutions sur la manière dont le
gestionnaire des stocks peut répondre à diverses requêtes des fournisseurs,
suite à la réception de l’appel d’offre de prix transmis par le service
« achats »
Les demandes d’informations complémentaires envoyées par
les fournisseurs lors d’une opération d’achat ont pour principal but de
faciliter l’identification exacte de l’article qui est demandé. Quelques fois,
il peut s’agir de :
- une
demande à l’attention de l’acheteur ou du au gestionnaire des stocks (via le
service des achats) proposant de faire un choix parmi plusieurs produits ;
- un
conseil accompagné de la présentation d’un article équivalent,
- ou
enfin d’une remarque jugée importante.
Voici quelques évènements qui peuvent être à l’origine de
demandes d’informations complémentaires lorsque le fournisseur reçoit votre
offre d’achat. Pour la plus part des cas, et lorsque cela s’avère nécessaire,
le gestionnaire des stocks sera appelé à faire des mises à jour immédiates dans
les fiches articles.
NB :
l’utilisateur dont nous parlons dans ces différents cas de figure peut être
soit un demandeur interne, soit un demandeur externe à l’entreprise.
1. Le manque de
lisibilité des documents
Certaines informations sont illisibles dans le document
Exemple : la référence de l’article n’est pas
lisible sur le document que le fournisseur a reçu.
- Faire des
vérifications ;
- Renvoyer des
documents lisibles au fournisseur.
2. Les fournisseurs
imposent la taille du lot à la commande
L’article se vent uniquement par lot. Mais la quantité
demandée est inférieure à la taille du lot.
Exemple : vous commandez 6 pots de graisse. Le
fournisseur vous informe que la vente se fait par lot de 12 pots.
- Si tous les
fournisseurs l’exigent, modifier le nombre d’unités à la hausse ;
- Affecter un lot
minimum dans la fiche article pour les prochaines commandes.
- Si non, proposer la
consultation des centrales d’achat.
3. L’article
demandé n’est plus fabriqué
L’article n’est plus fabriqué. Il a été remplacé par
celui que le fournisseur propose.
Exemple : vous commandez une pièce de
rechange pour un moteur NISSAN. Le
fournisseur vous informe que ce fabricant a fermé ses portes. Cependant, il
vous propose une pièce équivalente du fabricant TOYOTA.
- Si aucun fournisseur
ne peut satisfaire votre demande, faire-part de la proposition à l’utilisateur
du matériel ;
- Avec son accord,
bloquer l’achat de l’ancien article, créer et commander le nouveau.
4. Les
renseignements sont incomplets sur la désignation de l’article
Les informations reçues pour identifier l’article sont
incomplètes.
Exemple : vous commandez une boite de colle. Le
fournisseur vous fait part de la proposition suivante « la colle que vous
demandez se vend en pot de 2kg (500F),
5kg (1.000F)
et 10kg (1.800F).
Laquelle voulez-vous exactement ? »
- Faire des
vérifications ;
- Compléter ces
informations sur la description de l’article. (Ici, le type de pot) ;
- Renvoyer les
documents mis à jour au fournisseur.
5. Un conseil du
fournisseur : Achat d’un équipement neuf
Le dépannage de l’équipement sera très coûteux à terme.
Le fournisseur propose l’achat d’un article neuf.
Exemple : vous commandez une pièce de rechange
pour un équipement chez le fabricant. Ce dernier vous informe que la pièce que
vous demandez revient à 70% du prix de vente de l’équipement entier. Il vous
propose alors d’acheter plutôt l’équipement entier et de bénéficier de la
totalité des pièces de rechange sur celui que vous souhaitez dépanner.
- Consulter
l’utilisateur de l’article ;
- Avec son accord,
supprimer la commande en cours et accepter la proposition du fournisseur.
6. Un conseil du
fournisseur : Article incompatible au besoin
L’article est parfaitement identifié. Mais le besoin
qu’il va satisfaire est incompatible.
Exemple : vous commandez 5 litres d’huile type HX24
pour un moteur YAMAHA 500. Le fournisseur vous dit « d’après le
constructeur, l’huile HX24 est destinée aux moteurs YAMAHA de séries 250 et
300. Les moteurs YAMAHA série 500 utilisent plutôt l’huile HXS70. Pouvez-vous
vérifier et nous confirmer votre demande ? »
- Faire des
vérifications ;
- Si nécessaire,
solliciter l’aide de l’utilisateur ;
- Mettre à jour la
description du produit dans la fiche article ;
- Faire-part au
fournisseur de votre verdict.
7. Un conseil du
fournisseur : Nouvel article mis sur le marché
L’article est parfaitement identifié. Mais un nouvel
article plus performant vient d’être mis sur le marché. Il se vend à un coût
légèrement plus élevé.
Exemple : vous commandez régulièrement un
tournevis plat de 5mm. Le fournisseur vous informe qu’il vient de mettre sur le
marché un tournevis de même dimension, mais doté d’une protection contre la
rouille. Cependant, ce dernier vous reviendra à 400F de plus par rapport au
prix habituel.
- Informer
l’utilisateur du matériel de la situation ;
- Si la proposition du
fournisseur est acceptée, modifier l’article existant en y introduisant les
nouvelles informations ;
- Ou au besoin, bloquer
l’achat de l’ancien article ;
- Créer ensuite le
nouveau et faire une nouvelle demande.
8. Un problème se
pose avec l’unité de gestion
L’unité d’achat est différente de l’unité de vente
Exemple : D’habitude vous achetez la graisse
B32 dans des pots de 25 kg.
Voici les données de planification de cet article dans le magasin :
- Stock minimum = 1pôt
- Stock maximum = 2 pots
Vous commander 2 pots. Le fournisseur vous informe alors
que désormais, cette graisse est livrée dans des pots de 5 kg.
- In former
l’utilisateur de la situation ;
- Avec son accord,
modifier la description de l’article. (Ici, pot de 25 kg devient pot de 5 kg) ;
- Au besoin, bloquer
l’ancien article et créer un autre avec les nouvelles informations ;
- Faire une conversion
équitable entre les unités ;
- Modifier les données
de planification de l’article. (Ici, si vous souhaitez avoir la même quantité
de graisse dans le magasin, le stock minimum devient 5 pots et le stock maximum
10 pots) ;
- Modifier la quantité
demandée sur la précédente demande d’achat.
9. La référence du
fabricant a changé
L’article demandé est parfaitement identifié. Mais sa
référence a été modifiée chez son fabricant.
Exemple : vous commandez une lampe électrique
réf. A0012. Le fournisseur vous informe que la nouvelle référence donnée par le
fabricant à cet article est AS11.
- Vérifier que
l’article proposé est bien celui qui a été demandé
- Mettre à jour la
nouvelle référence dans la fiche article. Ajouter la mention « ancienne
référence » dans la désignation ;
- Confirmer la commande
chez le fournisseur.
10. Le fournisseur
propose un article substituable
L’article est parfaitement identifié. Mais le fournisseur
propose un article équivalent (d’un autre fabricant).
Exemple : vous commandez un cahier SAFCA de 200
pages. Le fournisseur vous propose plutôt un cahier EUROPAGE 200 pages et de
même type.
- Consulter
l’utilisateur
- Avec son accord,
accepter la proposition du fournisseur
- Ne pas modifier
l’article existant
- Au besoin, ajouter la
nouvelle référence sur l’article en précisant le non du fabricant
- Ranger le document du
fournisseur dans le classeur réservé à cet effet car il sera utile lors de la réception
du matériel
11. L’article
demandé n’existe plus sur le marché
L’article est parfaitement identifié. Il n’est plus
fabriqué et le fournisseur n’a aucune autre proposition à faire.
Exemple : Vous commandez une pièce de rechange
chez un fabricant. Il vous informe que depuis deux ans, la production de cet
équipement a été arrêtée. Et par conséquent, il ne fabrique plus de pièces de
rechange.
- Proposer la
consultation d’autres fournisseurs
- S’il n’y a toujours
pas de réponse favorable, informer l’utilisateur de la situation
- Laisser à
l’utilisateur ou client le soin de prendre la décision finale
- Suivre ses
recommandations.
12. Une erreur s’est
glissée sur la référence de l’article
L’article est parfaitement identifié. Mais la référence
donnée semble fausse. Le fournisseur fait alors des propositions.
Exemple : vous commandez une pièce de rechange.
Le fournisseur vous répond « la référence marquée sur l’article ne
correspond pas. Ci-joint un plan de ce matériel muni de la liste des pièces de
rechange. Veuillez vérifier et nous confirmer votre demande »
- Transmettre ces
propositions à l’utilisateur de l’article ;
- Faire des
vérifications ensemble ;
- Contrôler que le
numéro de plan du fournisseur est identique au votre ;
- Au besoin, faire les
modifications nécessaires dans la fiche article ;
- Faire-part au
fournisseur de votre décision.
13. La référence de l’article est inconnue
L’article est identifié. Mais la référence donnée n’est
pas du tout connue.
Exemple : vous commandez un ressort chez un
fabricant. Il vous informe qu’il fabrique divers types de ressorts. Mais la
référence que vous avez donnée ne figure pas sur son répertoire.- Faire des
vérifications dans le catalogue ;
- Au besoin, solliciter
l’aide de l’utilisateur du matériel ou du client ;
- Suivre ses
recommandations et transmettre la réponse au fournisseur ;
- Faire les
modifications nécessaires dans la fiche article.
14. Le
conditionnement de l’article a changé
L’article est parfaitement identifié. Mais il ne peut se
vendre que s’il est groupé avec un autre article.
Exemple : Vous commandez un boulon M08x100. Le
fournisseur vous informe que ce boulon ne se vend plus sans rondelle. Il vous
propose alors un ensemble composé de :
1 boulon M8x100 + 1 rondelle diamètre 8
- Proposer la
consultation d’autres fournisseurs (les centrales d’achat par exemple) ;
- Si aucune réponse
favorable n’est reçue, informer l’utilisateur ou le client de cette
remarque ;
- Seulement avec leur
accord, compléter la description de l’article en y ajoutant le nom et la
référence du nouveau composant ;
- Si le composant
supplémentaire est déjà référencé dans le stock, il est préférable de bloquer
l’achat des deux composants et de créer un troisième article. Ce dernier sera
alors un article composé. Ses composants seront tout simplement les deux
articles bloqués (ici, le boulon et la rondelle) ;
- Remettre la commande
en cours avec ces nouvelles modifications.
De nombreuses autres situations existent. Cependant, la
manière de les traiter présente la même approche.
| Les
points clés à retenir pour une gestion efficace des articles.
- Toujours
consulter l’utilisateur habituel ou le responsable de l’article en cas de doute ;
- Demander
l’avis des techniciens lorsque le problème posé est purement technique ;
- Ne
jamais remplacer l’article ou accepter un substitut sans l’avis de
l’utilisateur ou du responsable ;
- Faire
des recherches dans la documentation technique de l’article avant de répondre
lorsque le problème posé concerne les caractéristiques de l’article ;
- Sauf
pour le cas des magasins de vente et lorsqu’il est clairement établie que même
étant substituables, deux articles distincts ne sauraient être confondus l’un à
l’autre, il faut éviter la création d’articles substituables. Car cette
opération provoquerait la genèse des doublons dans le magasin. La mention
« ou équivalent » qui peut être ajoutée après le texte de la
désignation de l’article sur la demande d’achat est largement suffisante pour
gérer de tels cas ;
- Faire
des mises à jour sur les fiches des articles afin que les mêmes situations ne
se reproduisent plus prochainement. Cette mise à jour immédiate des fiches
articles permet aussi d’éviter les non-conformités au moment de la réception
des articles, mais surtout de pérenniser la solution du problème résolu ;
- Conserver
soigneusement dans un classeur les divers documents envoyés par le fournisseur
et qui sont liés aux situations telles que celles présentées ci-dessus. Ces
documents sont nécessaires lors du contrôle qualitatif et quantitatif au moment
de la réception des articles commandés.
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