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Livraisons non-conformes : documents et exigences
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Afin d’éviter de ranger des articles non conformes dans
les magasins, la réception obéit à toute une
procédure qui intègre les contrôles
quantitatif et qualitatif. Le but de cet article est de présenter
dans l’entreprise, les moyens disponibles auxquels il faut se référer en cas de
doute sur la qualité des articles reçus.
Mais avant d’entrer en profondeur dans
le thème, il nous est paru judicieux d’expliquer ici deux notions essentielles
que nous avons évoquées dans l’article sur les contrôles quantitatif et
qualitatif lors de la réception des marchandises. Nous proposons ci-après une
explication du terme « allotissement » et le rapport entre les bons
de livraison et de réception.
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A-
La notion d’allotissement
L’allotissement est une opération qui consiste à grouper des
composants ou alors à diviser un lot de manière à obtenir une quantité de
l’article en unités régulièrement gérées en stock.
Exemple 1
Vous gérez en stock
des colliers en paquet de 10. C’est à dire que 1 paquet de 10 colliers = 1
pièce dans le magasin. Après avoir passé une commande de 10 paquets, le
fournisseur vous envoie plutôt un carton de 100 colliers.
L’allotissement dans ce contexte
consistera à diviser ce paquet de colliers en petits lots de 10 avant la mise
en stock.
Exemple 2
Vous faites une
commande de 2 pièces d’un article composé de 6 composants. A la livraison, vous
recevez 6 cartons contenant 2 pièces de chaque composant. L’allotissement ici
consistera à rassembler ces composants de manière à obtenir les 2 articles
composés avant leur mise en stock. Il sera en définitive introduit au magasin 2
cartons ayant chacun une unité de l’article complet (avec 6 composants)
L’allotissement est
une opération essentielle voire obligatoire. Il vaut mieux ne jamais ranger les
articles avec des unités différentes de celle régulièrement utilisées. Car à la
sortie du magasin, une confusion ou une erreur d’unité peut provoquer des
écarts de stock considérables au niveau informatique.
B-
Bon de livraison (B/L) et Bon de réception (B/R)
Le bon de
livraison (ou la livraison) est un document établit par le fournisseur et
qui accompagne une livraison de marchandises ou de services à un client. Le bon de réception est quant à lui généré
par le logiciel de gestion des stocks une fois que l’on a saisie une livraison.
Utilisé pour l’exécution des contrôles qualitatif et quantitatif des livraisons,
ce dernier est rempli par le magasinier / contrôleur puis retransmis au
gestionnaire des stocks qui se charge d’accomplir la mise
à jour informatique des mouvements (les entrées marchandises). Dans certains systèmes
d’information, le B/R est aussi appelé « Avis de livraison ».
Le
Bon de commande est le document adressé par l’acheteur à un
fournisseur pour matérialiser un achat ferme de matériel ou de service. Il récapitule
les termes de l’offre : les produits
ou services achetés, les prix, les conditions d’emballage et expédition, l’incoterm,
les adresses de livraison et de facturation, les partenaires (transitaires,
transporteurs…).
C-
Solutions possibles en cas de doute lors de la réception des articles
Afin de s’assurer de la bonne qualité des articles reçus,
le magasinier peut avoir recours à quatre documents de référence.
- La
copie du bon de commande ;
- La
copie du bon de livraison du fournisseur;
- La
copie du bon de réception éditée par le gestionnaire ;
- Le
classeur de documents relatif aux requêtes des fournisseurs lors du traitement
de l’appel d’offre.
Ces documents fournissent en général toutes les
précisions sur des éventuelles modifications des articles ou de la demande
d’achat avant la confirmation de la commande chez le fournisseur.
Lorsqu’il s’agit de pièces de rechanges ou d’articles
présents dans des catalogues, le magasinier peut consulter les divers plans
(dessins techniques) des équipements concernés ou les catalogues.
Cependant, comparer l’article reçu avec un article
disponible dans le magasin est aussi un moyen efficace pour vérifier qu’il est
conforme.
Une
quatrième voie de recours enfin consiste pour le magasinier contrôleur à saisir
l’utilisateur de l’article pour avis et à déclarer toutes les réserves sur les
documents de réception.
D- Les
devoirs du magasinier / contrôleur / réceptionnaire
- Ne pas mettre en stock un article tant
que vous avez un doute sur sa qualité ;
- Ne
pas mettre en stock un article en unité différente de celle régulièrement
utilisée ;
- Ne
pas oublier de comparer l’article reçu à celui qui est disponible dans le
magasin en cas de doute;
- Ne
pas hésiter de consulter l’utilisateur du matériel lorsque cela s’avère
nécessaire et possible ;
- Ne
pas ranger dans le magasin un carton ou une caisse dont le contenu n’a pas été
vérifié au préalable et jugé conforme.
- Déclarer
par écrit sur le bon de réception toute modification nécessaire sur la fiche
informatique de l’article (nouvel emplacement, ajout d’un texte sur la
désignation, modification de la référence du fabricant …)
- Déclarer
toute anomalie liée à la quantité ou à la qualité des articles reçus sur
le bon de réception avant de le retourner chez le gestionnaire des stocks;
- Déclarer
le plus tôt possible les livraisons partielles ;
- Déclarer
honnêtement toute réception d’article supérieure à la quantité demandée et
toute réception d’article non commandé par le magasin ;
- Toujours
émettre en cas de nécessité des réserves sur le bon de réception ;
- Il
est souhaitable que ces déclarations ou réserves soient à la fois écrites et
verbales ;
- Ne
pas prendre d’initiatives unilatérales. Il faut toujours attendre les
recommandations du gestionnaire des stocks ;
- Garder
soigneusement tous les documents pouvant servir de preuve.
E-
Les devoirs du gestionnaire des stocks
- Traiter
avec diligence toutes les réserves émises par le magasinier ;
- Faire
le plus tôt possible les mises à jours informatiques ;
- Si
un article reçu ne correspond pas à celui qui a été demandé, mais qu’il est lui
aussi gérer en stock et est régulièrement consommé, faire une réception
normale, un transfert vers l’article auquel il correspond, puis une autre
commande identique à la précédente ;
- Ne
retourner l’article au fournisseur que si cela s’avère absolument nécessaire
(coût de stockage élevé, stock disponible estimé assez suffisant, utilisation rare
ou impossible de l’article reçu non conforme…) ;
- Informer
le fournisseur dans le délai légal de toute livraison non conforme ou
partielle ;
- Avoir
l’honnêteté d’informer le fournisseur en cas de réception double d’un article
ou de réception d’un article destiné à un autre client ;
- Mener
la gestion de toutes les situations de conflit jusqu’à l’obtention d’une
solution finale.
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