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Livraisons non-conformes : Astuces pour le
magasinier
Lors des opérations de contrôles quantitatif et
qualitatif des marchandises à l’entrée du magasin ou de la zone de stockage, le
magasinier peut faire face à divers types de non-conformité. Le présent
article, propose quelques astuces élémentaires qu’il convient de suivre surtout
lorsque la communication avec les consommateurs du stock est possible.
Il est important de lire au préalable notre
article « Gérer
les livraisons non-conformes : documents et exigences »
afin de comprendre les rapports qui existe entre le gestionnaire des stocks et
le magasinier.
Voici quelques situations de non-conformité et des
solutions possibles qui pourraient en découler. Le bon de commande, le bon de
livraison, le bon de réception et le classeur de document sont les éléments que
nous appellerons dans la suite de cet article « les documents de référence ».
(1)
Le fabricant et la référence de l’article sont différents.
- Si cette information
est contenue dans les documents de référence, accepter l’article ;
- Si non, consulter
l’utilisateur du matériel et laissez-le prendre la décision finale ;
- Si par contre rien ne
vous indique que cet article peut être conforme, déclarer la situation au
gestionnaire des stocks, bloquer son
entrée dans le magasin et attendre ses recommandations.
(2)
L’unité de livraison de l’article est différente de son unité de gestion
dans le magasin.
- Si les documents de
référence indiquent cette modification, faire une réception normale ;
- Si non, faire un regroupement
ou un éclatement par lot (allotissement). La taille du lot doit être
égale à l’unité de gestion de cet article dans le magasin ;
- Si cette opération
est impossible, transférer le problème chez le gestionnaire des stocks qui
proposera une solution.
(3)
L’identification de l’article est impossible.
- Consulter
l’utilisateur du matériel ;
- Si l’article demeure
non identifié, laisser le gestionnaire des stocks gérer la situation.
(4)
L’emballage actuel est différent de l’emballage habituel.
- Vérifier que le
contenu est conforme
- Si oui, faire une
entrée en stock normale ;
- Si non, suspendre
l’entée en stock ;
- Emettre des réserves
sur le bon de réception ;
- Attendre les
recommandations du gestionnaire.
(5)
La couleur du produit est différente de la couleur habituelle.
- En cas de doute,
consulter l’utilisateur de l’article ;
- Si ce dernier le
déclare conforme, faire une entrée en stock normale ;
- Si non, suspendre
cette entrée ;
- Emettre des réserves
sur le bon de réception ;
- Attendre les
recommandations du gestionnaire.
(6)
Le jeu de pièces est incomplet. Il manque certains composants de
l’article.
- Suspendre l’entrée en
stock de l’article ;
- Informer
immédiatement le gestionnaire ;
- Attendre ses
recommandations.
(7)
L’article figure sur le bon de réception mais il n’est pas reçu.
- Déclarer cette
situation sur le bon de réception (émission de réserves) ;
- Informer aussi
verbalement le gestionnaire.
(8)
L’article livré n’est pas celui que l’on a commandé. La matière est
différente.
- Informer le
gestionnaire des stocks ;
- Consulter
l’utilisateur du matériel ;
- Réagir par rapport à
leur réponse.
(9)
Par erreur, le fournisseur a fait une livraison double.
- Vérifier s’il s’agit
de la livraison de deux commandes en une seule;
- Si oui, demander au
gestionnaire le second bon de réception ;
- Si non, faire une
réception normale pour les quantités commandées. Pour le surplus, informer le
gestionnaire des stocks et attendre ses recommandations.
(10)
La quantité reçue est supérieure à la commande
On commande: article A (2 pièces) ; article B (2
pièces) et article C (1 pièce) ; A la place, le fournisseur livre
l’article A (5 pièces)
- Vérifier qu’il y
avait plus d’une commande en cours pour l’item A (une de 2 pièces et les autres
de 3 pièces)
- Si oui, demander le
second bon de réception et faire une entrée en stock normale ;
- Si non, faire
l’entrée en stock de l’article A en quantité commandée (ici, 2 pièces) ;
- Informer le
gestionnaire de la présence des pièces en plus ;
- Attendre ses
recommandations.
(11)
L’emballage de l’article porte la bonne référence mais le contenu est
non conforme.
- Bloquer immédiatement
l’entrée en stock pour cet article ;
- Informer le plus tôt
possible le gestionnaire des stocks ;
- Attendre ses
recommandations.
(12)
Un article a été commandé. Trois articles non reconnus sont reçus à la
place.
- Vérifier sur les documents
de référence qu’il s’agit d’un article composé ;
- Si oui, vérifier que
les composants sont conformes et livrés en totalité. Faire ensuite une entrée
normale en stock de l’article composé (après avoir regroupé les
composants);
- Si non, déclarer
cette situation auprès du gestionnaire ;
- Attendre ses
recommandations.
(13)
La quantité reçue est inférieure à la quantité commandée.
- Faire une réception
normale pour les quantités reçues ;
- Faire-part au
gestionnaire de cette livraison partielle ;
(14)
Un article non identifié est sorti d’un colis mais ne figure pas sur le
bon de réception.
- Si c’est un article
régulièrement géré en stock, vérifier qu’il avait une commande en cours ;
- Si oui, demander une
copie du bon de réception. Faire une entée normale en stock;
- Si non ;
déclarer simplement la situation auprès du gestionnaire;
- Attendre ses
recommandations.
(15)
Des avaries sont découvertes (casses, pourritures, humidité, fuites…)
- Déclarer la nature de
l’avarie et les quantités d’articles endommagés sur les documents de
réception ;
- Prévenir dans les
délais du gestionnaire;
Après lecture de ces diverses situations de conflit, nous
remarquons à priori que les responsabilités
sont partagées entre le magasinier contrôleur et le gestionnaire des stocks.
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