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Approvisionnement des stocks : la demande
d’achat
A- Demande d’achat et demande d’approvisionnement. « Une demande d'achat est un ordre ou une instruction invitant la fonction Achats à acquérir une certaine quantité d'un article ou un service ». Il s'agit d'un document interne. Il n'est pas utilisé en dehors de l'entreprise. Lorsque les achats sont des prestations de services, ce document peut être appelé « demande d’intervention ». Une demande d’approvisionnement ou de transfert, un autre document interne, rempli exactement les mêmes fonctions que la demande d’achat c.-à-d. l’acquisition des biens et services. La différence entre les deux documents réside sur la source d’approvisionnement. Alors que la demande d’achat a pour but de déclencher des achats auprès de fournisseurs externes, la demande de transfert s’adresse principalement au magasin et stocks internes. La demande d’achat ou d’approvisionnement peut avoir les différentes formes suivantes :
B- Types de postes de demande d’achat Selon la stratégie d’approvisionnement, on distingue différents types de poste de demandes d’achat. Le type de poste est une caractéristique qui explicite la stratégie d’approvisionnement qui sera mise en œuvre pour l’acquisition des articles ou des services demandés.
C- Contenu et structure de la demande d’achat Une demande d'achat est constituée de plusieurs postes, représentants chacun une ligne de besoin. Quelque soit sa forme, la demande d’achat contient un ensemble de renseignements sur : En entête :
D- Caractéristiques d’une bonne demande d’achat Afin de favoriser son traitement rapide auprès des services acheteurs ou fournisseurs, une bonne demande d’achat doit obéir au respect conjugué de certaines règles de bon sens. En effet, il est recommandé de faire un tri, puis un regroupement des articles suivant des critères liés à leur nature, aux sources d’approvisionnement, à la destination, à l’utilisation … Cette tâche est facilitée par l’existence d’une structure de classification des articles. La demande d’achat ne doit pas être très longue ; 12 à 25 articles, c’est l’idéal. Dans une même demande d’achat, il est recommandé de regrouper dans la mesure du possible et par ordre de priorité :
E- Évaluation et validation des demandes d’achat Les demandes d’achat émises par les différents services de l’entreprise sont généralement soumises à un processus d’évaluation et de validation. Le gestionnaire des stocks puis différents autres responsables examinent successivement le document, vérifie qu’un certains nombre de règles sont effectivement appliquées. Il s’agit de voir si cette demande :
Traditionnellement, les besoins estimés à l’aide de l’outil informatique obéissent strictement aux règles de gestion définies dans les données des fiches d’articles. Cependant, l’influence de l’environnement extérieur sur les consommations des articles stockés peut pousser le gestionnaire à ajuster les quantités proposées par le progiciel après calcul des besoins. Lorsque l’environnement laisse envisager une diminution des besoins par rapport aux prévisions, les quantités proposées par le calcul automatique des besoins sont revues à la baisse. Mais lorsqu’une situation inverse est observée, les quantités peuvent être augmentées. |