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Réception, contrôles
quantitatif et qualitatif des marchandises
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La réception des marchandises
La
réception est l’acte par lequel le destinataire des marchandises prend
possession de ces dernières au moment de leur livraison par le fournisseur ou
un tiers désigné (transporteur). Elle est faite par un réceptionnaire. La
remise de la marchandise par le transporteur est effectuée dans tous les cas
contre signature par le client réceptionnaire d’un bon de livraison. En règle
générale, elle matérialise le transfert de propriété et déclenche le paiement de
la facture commerciale selon la convention d'achat passée avec le fournisseur.
La
réception des marchandises met donc le réceptionnaire face à deux acteurs
responsables :
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- le transporteur qui est
responsable des avaries et manquants survenus au cours du transport, à
condition qu'ils soient constatés à l'arrivée de la marchandise et en
présence du chauffeur ;
- le fournisseur qui est
responsable de la qualité et de la quantité des produits livrés par
rapport à la commande.
Le réceptionnaire
a pour obligation de vérifier la conformité de la marchandise livrée au moment
de la livraison avant de signer le bon de livraison. Toute anomalie concernant
la livraison (avarie, produit manquant par rapport au bon de livraison, colis
endommagé.) doit être impérativement indiquée sur le bon de livraison,
accompagné de la signature du contrôleur. |
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Ce dernier
doit en effet émettre des réserves écrites, précises et motivées à l'arrivée
sur les documents de livraison (lettre de voiture / bordereau de livraison …)
et en présence du chauffeur (les formules générales du type : "sauf
vérification ultérieure" ou "sous réserve de déballage" n'ont
pas de valeur juridique).
Après
contrôle, le réceptionnaire prend livraison et enregistre différentes
marchandises. Son travail d’une manière globale se résume à :
- Surveiller le déchargement des
marchandises des camions ou d'autres moyens de transport;
- Le dépotage des conteneurs, l’ouverture
des caisses et des colis palettisés ;
- Si cela entre dans le cadre de
ses responsabilités, faire fonctionner des chariots élévateurs à fourche,
des diables et d’autres
appareils de manutention servant décharger et entreposer des
marchandises.
- Superviser le rangement des
marchandises dans les zones de réception ;
- Déballer les marchandises et
les acheminer aux lieux d'entreposage appropriés;
- Vérifier les documents de
livraison pour s’assurer que ce qui y est inscrit correspond aux
marchandises reçues, noter les quantités manquantes, contrôler l’état des
marchandises et refuser celles qui sont endommagées;
- Émettre les réserves sur les
documents ;
Le client doit
confirmer toute anomalie en adressant au transporteur ou au fournisseur suivant
l’engagement de chacun, un email, un fax ou courrier recommandé avec accusé de
réception exposant toutes les réclamations. Les coordonnées du transporteur doivent
pour cela figurer sur le bon de livraison. Ces réclamations sont transmises 24h
après la livraison et avant les deux jours suivants.
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Le contrôle des marchandises avant l’entrée
en stock
Le contrôle
est une opération qui consiste à vérifier si les articles reçus sont conformes
aux prescriptions émises dans la demande d’achat. Il s’applique sur l’emballage
et son contenu. D’une manière générale, le contrôle des articles est à la fois
qualitatif et quantitatif.
A- Le contrôle quantitatif
On parle de
contrôle quantitatif lorsque les vérifications sont basées sur le décompte des
quantités. Selon les situations, les articles sont comptés un par un ou alors
en masse. Mais dans ce dernier cas le magasinier peut avoir recours aux
appareils de mesure.
Lorsque
l’article reçu est un article composé, le décompte des quantités se fait
d’abord sur l’article même, ensuite sur ses composants.
B- Le contrôle qualitatif
Le contrôle
qualitatif est un jugement porté sur la qualité de l’article reçu. C’est à
dire, sur son aptitude à satisfaire le besoin de son utilisateur. Il s’applique
aussi bien sur l’emballage que sur le contenu de cet emballage. En principe, il
est recommandé d’ouvrir tous les emballages (cartons, caisses, charges palettisées
…) afin d’en vérifier le contenu. Les critères de vérification lors du contrôle
qualitatif sont divers et diffèrent d’un article à un autre. Ils peuvent porter
sur :
- La référence du fabricant : lorsque la référence marquée
sur l’article est différente de celle habituellement connue, des
vérifications sont absolument nécessaires dans les documents techniques. Il
faut se rassurer que ce dernier est compatible. L’avis d’un l’utilisateur
final et la comparaison avec un article déjà disponible en stock pourront
aider à confirmer cette hypothèse;
- L’emballage : tenant compte de sa fonction, l’emballage d’un article offre certaines
facilités d’utilisation et de manipulation (rôle logistique de l’emballage)
et une meilleure résistance à certaines conditions de travail. Dès lors la
nécessité de contrôler que celui-ci est adéquat s’impose ;
- La couleur du contenu : d’un point de vue technique,
la couleur donnée à un produit est un élément distinctif corrélativement à
son utilisation ; si l’article reçu ne porte pas sa couleur habituelle, il
est essentiel de se renseigner qu’il remplisse bien les même fonctions ;
- La matière : la matière utilisée pour la fabrication d’un article
est le plus souvent liée à ses conditions d’utilisation, à sa résistance.
En cas de doute, l’avis de l’utilisateur est primordial. Lorsque ce doute
porte sur des pièces mécaniques, l’expertise par un technicien qualifié
est fortement recommandée ;
- Les dimensions : le respect des dimensions du matériel commandé est nécessaire.
Une prise de mesures doit être effectuée à chaque réception.
- L’unité de livraison : il peut arriver que l’unité de livraison soit
différente de l’unité de gestion de l’article dans le magasin. Face à un
tel cas, une conversion en nombre équivalent d’unités de gestion est
recommandée avant le stockage (pour les entrées marchandises) ou lors des préparations
des commandes (pour les sorties marchandises). Cette conversion porte
le nom « allotissement ».
L’allotissement est une démarche qui
consiste à grouper des composants, des articles ou alors à fragmenter un colis
reçu de manière à obtenir des lots unitaires pour un même emplacement ou une même
destination. Il existe évidemment sous différentes autres formes. Des exemples
bien précis et correspondant à des contextes différents de celui que nous avons
employé ici sont décrits dans ce site. Nous vous recommandons d’utiliser notre moteur de
recherches avancées pour une prospection plus étendue sur l’allotissement.
Toutefois,
lorsque le magasinier se trouve face à une énorme quantité d’un article, le
contrôle qualitatif peut être appliqué sur des échantillons. La réception
effective des articles ainsi que les réserves sont notés sur le bon de
réception.
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