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Méthodologie d’un inventaire
physique
L'inventaire physique des stocks répond
à la fois à un besoin stratégique et légal pour l’entreprise. A des périodes
bien planifiées, et obligatoirement à la clôture d’un exercice, chaque
entreprise est tenue d’effectuer un inventaire de ses stocks. Le but étant de
s’assurer que ces derniers reflètent les quantités et les valeurs fournies par
le logiciel de gestion.
Afin d’éviter la charge de travail
que provoque un inventaire annuel, le choix est très souvent porté sur un
système d’inventaire tournant qui lui, permet une vérification des
stocks par lots ou par tranche, avec une périodicité moins longue.
Le décompte des quantités en stock
porte sur l’ensemble des éléments
constitutifs du stock faisant partie du patrimoine de l'entreprise
quels que soient leur nature ou leur état dans la chaîne de fabrication :
- Les stocks de production (matières premières,
en-cours de fabrication, produits semi-ouvrés, produits finis) ;
- Les stocks hors production (pièces de rechange,
consommables autres, emballages …);
- Les stocks externes placés chez les
partenaires.
Pour des besoins spécifiques
d’analyse, la
loi de Pareto (20/80) et la méthode ABC incitent souvent à une exécution
partielle des inventaires sur une catégorie bien précise de stock. Cependant,
d’un point de vue légal, l’exécution d’un inventaire doit inclure tous les
éléments du stock, même ceux qui sont considérés comme non significatifs de par leur valeur minime, projetée
par les indicateurs de gestion des stocks.
A- Préparation des l’inventaires
La préparation d’un inventaire
tournant ou annuel doit être fait sur la base d’une procédure écrite. La
procédure d'inventaire a pour but de recenser toutes les difficultés
susceptibles d'être rencontrées pendant l’exécution de l’inventaire et de
prévoir pour chacune d’elles des solutions immédiates et appropriées. Cette
procédure doit entre autre expliquer :
- Buts de l’inventaire (régularisation totale des
stocks, inventaire partiel pour optimisation des coûts, contrôle de
routine…) ;
- Le programme d’exécution de l’inventaire (date, horaires,
périodicité). Pour un inventaire tournant par exemple il faut définir la régularité
des comptages (articles de classe A : 1 fois par trimestre, articles de classe B : 2 fois par an, articles
de classe C : uniquement en fin d’exercice …) ;
- Le plan du site de stockage avec un découpage
dont chaque zone correspond à un nombre de référence précis. C'est-à-dire calibré
pour une équipe de comptage et pour un délai fixé ;
- Le nombre de personnes par équipe de comptage (il
convient de mettre en place un nombre de personnes suffisant pour réaliser
l'inventaire dans les délais impartis pour une zone) ;
- Le nombre de zones
par équipe de comptage;
- Le formulaire utilisé pour le relevé des
quantités. Le stock théorique ne doit en aucun cas figurer sur ce document.
Ce document doit présenter les articles par emplacement. En effet, les
inventaires par emplacement plus simple à mettre en oeuvre sont
généralement préférés à d’autres procédés. Ils facilitent aussi la
responsabilisation des acteurs par zone ;
- Les règles de gestion des écarts ;
- Les règles de validation et de saisie des
données
L'organisation des inventaires varie
d’une entreprise à l’autre et reste influencée par la taille mais aussi de la
nature des stocks à inventorier. Toutefois,
les règles suivantes doivent être examinées afin d’assurer la fiabilité des
relevés de comptage :
- Avoir des lieux
de stockage clean. Ce qui demande une préparation avant le passage des équipes de
comptage. Il faut au préalable s’assurer que les articles sont bien rangés
et facilement identifiables par des étiquettes ou un marquage lisible et
compris. En faisant précéder les
inventaires par une campagne 5S, on limite la tâche aux seuls articles
essentiels. En présence d’un entrepôt mixte, il faut bien sûr prévoir la
séparation des stocks faisant partie du patrimoine de l’entreprise et les
stocks appartenant à des tiers.
- Faire une mise en
forme appropriée du formulaire de comptage. Pour le cas particulier d’un
inventaire par emplacement, il est toujours préférable, même si ce dernier
est partiel (Classe A, B ou C), de faire figurer sur la feuille de relevé
tous les articles d’un emplacement donné. Ceci permettra de gérer à la fois
les écarts de référence et les écarts de quantité, sans qu’il y ait besoin
de prendre des notes sur un second document. Si le stock est tenu de façon
informatisée, il est recommandé d’établir des listes par emplacement et sur
lesquels sont déjà indiquées les références des articles en stock et les
unités de comptage (car les erreurs découlant d'une imprécision à ce
niveau peuvent être très significatives). Il faut absolument omettre de
cette liste les quantités théoriques.
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- Former les
équipes. Pour
des raisons de fiabilité, l'inventaire ne doit pas être réalisé par les
seules personnes ayant la charge du magasinage. il est utile de faire
participer des collaborateurs d'autres services, notamment, les
comptables, les acheteurs, les vendeurs et les techniciens de maintenance
pour la connaissance qu’ils ont des articles.
La procédure d’inventaire
doit d'être communiquée et expliquée aux équipes, avec un accent
particulier porté sur la prise de note lors du comptage. Il faut préciser
tous les éléments à rapporter, notamment, ceux liés aux caractéristiques
des articles (couleur, unité stockée, poids, volume, emplacement, état
physique …). |
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B- Exécution des inventaires et gestion des écarts
Durant
toute la période couvrant le déroulement de l’inventaire, les exigences
suivantes sont à suivre :
- Suspension de toute activité de
production durant l’inventaire des en-cours et des stocks de produits semi
ouvrés ;
- Arrêt de toutes les expéditions
ou réceptions dans les magasins de produits finis et de matières premières;
- Marquage des références comptées ou des
emplacements visités. Cette action a pour but d’éviter un double comptage
des articles, et de faciliter l’identification de ceux qui n’auraient pas
été pris en compte durant l’opération d’inventaire ;
- Numérotation des fiches ou
liste de comptage. Les feuilles de comptage ainsi numérotées sont imprimées
à l’unité (pas de photocopies) ;
- Répartition claire des listes par
équipe. Il faut surtout éviter que des personnes d’une même équipe ne se
retrouve en train de compter deux fois les mêmes pièces. D’autre part, il
est important de pouvoir identifier la personne qui a remplie une liste
donnée;
- Recomptage des références ayant
présenté des écarts significatifs avant validation des quantités comptées.
Dans un
processus d’amélioration de la
gestion des stocks, il convient de rechercher les raisons des écarts
constatés, et de proposer des solutions adaptées pour éviter un renouvellement
de la situation.
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