Notions de base de la gestion des stocks 
   
   
 
 
Lorsque l’on parle de gestion des stocks, il s’agit proprement dit de la tenue et du suivi d’une quantité de marchandises dans un magasin. C’est une activité qui se décompose en : gestion des mouvements d'entrée et de sortie marchandises ; gestion des réapprovisionnements ; et enfin une tâche associée : la gestion des fiches articles.
 
Selon l’organisation de l’entreprise, ces tâches peuvent être confiée à une seule personne ou à deux profil de personnels différents :

   
 
      
 
La notion de magasin dans la pratique s’étend à tout lieu sous contrôle où un stock peut être rangé et géré. Il peut donc aussi bien s’agir d’un espace clôt ou une salle fermé, d’un aire de stockage à l’air libre (plus connu sous le nom de Yard). D’après nos observations, la notion d’entrepôt est le plus utilisée pour des salles qui reçoivent exclusivement des marchandises en transit.
 
 
Le magasin est avant tout un espace de stockage où les marchandises sont rangées suivant un ordre bien précis. Il permet de garder un état juste des stocks ; il assure pour chaque article un point de gestion entre l’approvisionnement et la consommation ; c’est le lieu où l’on pointe les entrées et les sorties ; le magasin offre des emplacements de stockage bien matérialisés ; ce qui permet de réaliser des inventaires afin de garantir l’exactitude permanente des quantités de marchandises disponibles.
Pour plus de détails, nous vous invitons à consulter l’article sur le magasin, buts et caractéristiques.
 

Nous vous recommandons la lecture des articles et fiches :
- Contrôle et réception des commandes (article)
- Recours en cas de non conformité de la livraison
- Gestion des livraisons non conformes 
- Gestion des relations avec le fournisseur (litiges)
 
 
 
L’inventaire est le décompte périodique des quantités de marchandises stockées. Il permet de garantir l’exactitude des chiffres sur les différents stocks. A la différence d’un décompte annuel des quantités, l’inventaire peut être permanent ou tournant.

 
Avec un inventaire permanent, le décompte des quantités disponibles dans le stock se fait à chaque entrée et à chaque sortie d’un article. Ce qui permet de faire en permanence des écritures juste, car les écarts sont corrigés immédiatement.
 
Avec un inventaire tournant, des listes d’articles différentes sont fournies à des périodes bien définies. Le décompte des quantités de stocks disponible se fait alors plusieurs fois durant l’année. Il permet de s’assurer que les stocks sont justes, évite de conserver trop longtemps les erreurs éventuelles d’écriture, et déclenche la correction des anomalies.  La périodicité de  l'inventaire tournant peut être déterminée, pour certains articles selon leur famille ou classification. Pour mieux comprendre ces notions, nous vous invitons à lire la fiche sur les techniques de suivi des articles et stocks.
 
 

 
 
 
Approvisionner, c’est alimenter le magasin, c’est faire du stock. En d’autres termes, l’activité d’approvisionnement des stocks est génératrice d’immobilisations financières. Afin d’éviter tout risque de cumul de charge, des méthodes d’optimisation appropriés à chaque catégorie de stocks sont appliqués lors des approvisionnement.
 
Il existe deux méthodes principales de planification des réapprovisionnements :

Nous vous recommandons la lecture des documents suivants, qui nous l’espérons, sauront étayer vos connaissances :
- Méthodes, modèles ou politiques d’approvisionnement des stocks
- Méthodes de prévision des consommations
 
La planification des besoins dans une industrie fait appel à des méthodes d’approvisionnement fondées sur des techniques tels que le Juste à temps, le kanban, le MRP. Ces derniers sont présentés dans la rubrique du site consacrée à la gestion de la production.
 
   
 
Les responsables de la gestion des stocks doivent perpétuellement rechercher l’équilibre juste entre le niveau de satisfaction des consommateurs et les coûts engendrés par la constitution des stocks.
 
Une quantité élevée de stocks (surstockage) peut provoquer :

 
Une quantité trop faible de stocks peut provoquer :

 
Pour avoir un aperçu plus larges des charges financières générées par les stocks, nous vous recommandons la lecture de l’article sur les coûts liés à la gestion des stocks.