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Mise à jour des fiches
articles
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Afin d’assurer un bon suivi informatique des stocks et
des articles, les mises à jour des fiches articles sont quasi quotidiennes.
L’importance de cette opération est capitale car les besoins des consommateurs
en aval du magasin sont aléatoires et indépendants.
Personne ne peut avec
certitude prévoir à quel moment ils seront manifestés, ni en quelle quantité les
articles seront demandés. Pour éviter tout désagrément au moment où un besoin
est exprimé, les informations affichées dans les fiches articles doivent à tout
instant être juste et refléter la réalité. |
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A- L’origine
des nouvelles données
Les mises à jour informatiques de la fiche article sont
déclenchées chaque fois que le gestionnaire des stocks et des articles dispose
de nouvelles données. Ces dernières qui présentent les changements les plus
récents peuvent provenir :
- Des
recommandations de fournisseur ou du fabricant lors d’une réponse à un appel
d’offre ;
- Des
recommandations de responsable technique ou de l’utilisateur lors des
opérations de contrôles qualitatif au moment de la réception ;
- Des
réserves et commentaires du magasinier suite à la réception des marchandises ;
- De
tout document établi manuellement et susceptible de provoquer un mouvement
d’entrée ou de sortie des stocks.
B- Le
contrôle et la saisie des données
Traditionnellement, dans tout système opératoire, le
contrôle est l’opération la plus récurrente. La saisie des données dans le
logiciel de gestion des stocks et des articles est toujours précédée et suivie
d’un contrôle. Le contrôle avant la saisie sert à garantir la fiabilité des
données dont on dispose. Par contre, le contrôle effectué après la saisie
permet de vérifier que celle ci ne s’est pas faite avec des erreurs. Ce dernier
contrôle est suivi de la validation du document informatique. Après validation
le document saisi est sauvegardé.
- Les
éléments les plus importants à vérifier pour les opérations de mise à jour liés
aux mouvements des stocks sont : le
numéro du document manuscrit ; le code de l’article ; les
quantités ; les unités de sortie ; le code du magasin dans lequel
s’effectue le mouvement ; l’imputation comptable du mouvemen
- Dans
le cas d’une mise à jours liées à la gestion des articles, les vérifications
portent le plus sur le code de classe ou
de famille d’article ; le code de nomenclature ; la désignation de
l’article ; le code de gestion ; le code du magasin ;
l’emplacement de l’article, la référence du fabricant.
C- Les
précautions à prendre
- Prendre
toutes les précautions possibles pour éviter les oublis ou les lenteurs dans le
processus de mise à jour des données informatisées;
- Effectuer
les mises à jour des mouvements de stocks et des modifications d’articles au
plus tard à la fin de chaque journée de travail ;
- Toujours
mettre à jour le nouvel emplacement des articles ;
- Se
rassurer que l’article qui s’affiche est bien celui sur lequel l’on voudrait
effectuer le mouvement ;
- S’assurer
que les quantités saisies sont les bonnes ;
- Vérifier
que le magasin concerné par l’opération est bien celui que l’on a saisi ;
- Ne
pas valider un document sans avoir fait toutes les vérifications
nécessaires ;
- Toujours
contrôler les données avant et après chaque saisie
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