Caractéristiques des fiches articles		Le processus de sortie marchandises
	Organisation et classification des fiches articles		Achats : Astuces pour le gestionnaire des stocks
	Gérer la mise à jour des fiches articles		Livraisons non-conformes : documents et exigences
	Techniques de suivi des articles et des stocks		Livraisons non-conformes : Astuces pour le magasinier
	Méthodes de calcul des besoins du magasin		Achats et Logistique : Fonctions complémentaires
	Caractéristiques du logiciel de gestion des stocks		Données techniques de gestion de la production
			Gestion des stocks et gestion d’entrepôts

 
A.   L’ordonnateur de la création d’un article
 
Dans de nombreuses organisations, les articles consommés diffèrent largement par leur nature et en fonction des activités de l’entreprise. Le regroupement des articles est le plus souvent effectué en rapprochement avec les divisions existantes dans l’organisation. En prenant le cas d’un magasin destiné à satisfaire les besoins internes d’une entreprise on se rend compte que :
 

• Les services généraux émettent des commandes de fournitures de bureaux, du matériel d’habitat, des produits d’entretien …
• Les services de maintenance vont beaucoup plus consommer des pièces de rechanges les consommables tels que des lubrifiants, des carburants, de l’outillage….
• Les services informatiques émettent des besoins en matériel et consommables informatiques ;
• Les laboratoires demandent plus le matériel et les produits chimiques de laboratoire ;
• Les services de production consomment des matières premières qui sont spécifiquement liées à la nature des produits fabriqués et ainsi de suite.

Un seul et même magasin est construit, mis à la disposition de l’ensemble de ces services et placé sous la responsabilité d’un gestionnaire des stocks. Voici un cas idéal qui illustre la frontière existante entre la gestion des articles et la gestion des stocks. Dans ce contexte précis, c’est chaque responsable de service utilisateur (gestionnaire des articles) qui en fonction de la consommation d’un article par sa division, ordonne la mise en stock de ce dernier.
 
 
B.   Structure de la fiche article
 
La fiche article est un document informatique qui rassemble toutes les informations utiles pour l’achat, le stockage, la consommation et la gestion comptable des mouvements des stocks. Les principales informations gérées dans une fiche article sont :
 

• Les données de base. Elles sont uniques dans le système et ne changent pas quelque soit le module ou le service qui utilise la fiche article : le numéro de la fiche article, la date de création, le nom du créateur, la désignation, la référence du fabricant, le fabricant, le conditionnement, l’unité de gestion, le poids, le volume, les groupes de manutention, de transport, le code de marchandise dangereuse… 

• Les données de classification. Elles permettent d’ajouter la fiche article dans le répertoire du système d’information. On retrouve ici : la famille d’article, les sous-familles, la catégorie du produit, la classe… pour plus sur les techniques de classification, voir l’article « Classification des fiches articles » ;

•  Les données de planification. Elles sont utilisées par l’application de calcul des besoins afin de déterminer les quantités d’articles à commander. On retrouve ici : le stock maximum, le stock minimum, le stock de sécurité, le modèle d’approvisionnement, le délai d’approvisionnement, la taille du lot, la valeur d’arrondie…

•  Les données de stockage. On retrouve ici un ensemble d’information sur le stockage de l’article : le magasin, l’emplacement, la durée de conservation…

•  Les données comptables. C’est l’ensemble des données utilisées pour la valorisation des mouvements des stocks : le mode de valorisation (FIFO, LIFO, PMP…), la classe de valorisation (elle détermine la répartition des coûts par nature), les groupes de valorisation (lorsqu’il existe une valorisation séparées pour le même article), les prix d’achat et de vente, le coût du stockage…

•  Autres : les données achat (somme des informations utiles pour l’achat de l’article), les données d’expédition (somme des informations utiles pour l’expédition et le transport de l’article)…

 
 
  C.   La procédure de création de la fiche article
 

• Des vérifications sont faites au préalable pour voir si l’article n’est pas déjà crée, si un article substituable n’existe pas déjà dans le magasin. En bref on s’assure auparavant de la nécessité réelle de créer le nouvel article ;

•  La fiche manuscrite de création d’un article est généralement émise par le responsable du produit ou le responsable du service utilisateur le plus appelé à le consommer ;

•  En fonction de ses estimations de consommation, il fournit les données de planification, accompagnées des données de bases et quelquefois des données de classification ;

•  Sur la base des recommandations du service comptable, la rubrique « données comptables » est à son tour enrichie ;

•  Le gestionnaire des stocks, situé au bout de la chaîne reçoit en dernier cette fiche. Il complète les données de stockage et quelquefois les données de classification lorsqu’elles n’ont pas été fournies auparavant. Ce denier après une ultime vérification valide la fiche et la transmet pour saisie dans le logiciel de gestion des articles et des stocks. 
  

Dans certaines organisations, le gestionnaire des stocks et des articles peut tout seul déclencher et clôturer la création d’une fiche article. Ce travail est alors effectué sur la base de règles et recommandations fournies au préalable par les différents services intéressés par l’existence des stocks ou simplement par un manuel des procédures.
 

D.   Le processus classique de modification de la fiche article
 

• A la suite du contrôle qualitatif lors de la réception, des modifications peuvent être proposées sur les données de base de l’article (ajout de texte sur la désignation, nouvelle référence, nouveau conditionnement) ou sur les données de stockage (nouvel emplacement) 

• Après une analyse des mouvements entrants et sortants d’un article sur une période de temps, le gestionnaire peut ordonner une modification des données de planification (stock minimum, stock maximum, code de gestion, blocage de l’article…)

•  A la demande du gestionnaire des articles et le plus souvent après une étude, des modifications peuvent être apportés sur les données de base, les données de planification mais surtout sur les données de classification (famille, sous famille, article critique). 

•  Le blocage d’un article peut être ordonné par le responsable du produit, le responsable de production ou le gestionnaire des stocks. C’est une opération qui s’effectue chaque fois qu’un article est déclassé (exclu de la consommation).